Directives pour les participants locaux
Météo
Les événements auront lieu quelles que soient les conditions météorologiques, pluie ou beau temps !
En cas de pluie : Apportez une protection pour protéger vos produits de l'humidité.
En cas de vent : Utilisez des dispositifs pour éviter que vos produits ne soient emportés.
Horaires de fonctionnement
Horaires de l’événement : 11h00 à 20h00
Temps de préparation : 9h00 - 11h00
Les véhicules peuvent arriver à partir de 9h00 et doivent partir avant 10h30. Vous disposez de 20 minutes pour décharger vos articles.
Temps de nettoyage : 20h00 - 22h00
L'accès des véhicules est autorisé après 20h00. Le site doit être libéré avant 22h00.
Stand et bannière
Taille du stand : 3 mètres x 3 mètres (9 m²).
Taille de la bannière : Maximum 305 cm x 122 cm.
Drapeaux « Nobori » : Hauteur maximale de 183 cm, ne doivent pas dépasser 397 cm depuis le sol, et doivent être positionnés sous le drapeau japonais. Les vendeurs participants à des concours peuvent utiliser une seule bannière.
Produits interdits : Contrefaçons, alcool et aliments crus.
Promotion : Décorez votre stand avec des présentations claires et attrayantes, y compris des photos de produits et leurs prix, pour rendre votre offre compréhensible et séduisante.
Exigences documentaires
Pour les vendeurs de produits alimentaires (à soumettre au moins 1 mois avant l’événement) :
KBIS récent (moins de 3 mois).
Licence de commerce mobile.
Pièce d’identité du propriétaire de l’entreprise.
Assurance Responsabilité Civile Professionnelle.
Certification HACCP (formation sur l’analyse des dangers et points critiques).
Pour les vendeurs de produits non alimentaires (à soumettre au moins 1 semaine avant l’événement) :
KBIS récent (moins de 3 mois).
Licence de commerce mobile.
Pièce d’identité du propriétaire de l’entreprise.
Assurance Responsabilité Civile Professionnelle.
Conséquences en cas de non-conformité :
Le non-respect des délais de soumission des documents peut entraîner des amendes ou une exclusion de l’événement. Les vendeurs doivent s'assurer que tous les documents sont valides et à jour.
Gestion des déchets
Les vendeurs doivent emporter leurs déchets avec eux.
Les huiles doivent être éliminées en les absorbant avec du papier journal ou des matériaux similaires avant de les jeter.
Ne jetez pas de restes de nourriture ou d’ingrédients dans la rue.
Les articles loués (autres que tentes, tables, chaises ou générateurs) doivent être récupérés et retournés au stand Japan Fes.
Règlement de Japan Fes Paris
Le comité se réserve le droit de limiter le nombre de vendeurs proposant des articles ou services similaires.
Les vendeurs doivent apporter tout le matériel nécessaire, y compris tables, tentes, chaises, eau et autres équipements. Les vendeurs alimentaires doivent avoir une tente. Des locations sont disponibles si nécessaire.
Nettoyez votre espace et emportez vos déchets après l’événement.
Les dispositifs d’amplification sonore ne sont pas autorisés sans approbation.
Les stands doivent être installés avant 11h00 et opérationnels jusqu'à 20h00. Une pénalité de 150 € sera appliquée en cas de retard dans l’installation.
Fournissez un produit pour la promotion sur les réseaux sociaux le matin de l’événement.
La soumission du formulaire de participation ne garantit pas l’acceptation. La priorité est donnée aux vendeurs proposant des menus à thème japonais.
Les vendeurs doivent afficher clairement les articles collaboratifs avec Japan Fes et s’assurer qu’ils sont toujours en stock.
Une seule file d’attente est autorisée par stand, avec un maximum de cinq groupes en attente de service.
Les vendeurs doivent coopérer pour afficher les drapeaux japonais et ceux de Japan Fes, car seul le drapeau japonais est autorisé pour cet événement.
Conditions de paiement
Un acompte de 100 € est requis dans la semaine suivant la réception de la facture. Les dépôts tardifs nécessitent une nouvelle demande et peuvent entraîner une augmentation des frais.
Le solde restant doit être réglé au moins un mois avant l’événement.
Politique d’annulation
Frais de stand : Aucun remboursement, sauf en cas d’annulation par la Ville de Paris pour cause d’alerte météo.
Location d’équipement : Remboursement intégral pour les annulations effectuées 7 jours ou plus avant l’événement ; aucun remboursement dans les 6 jours précédents.
Notes légales
Les vendeurs sont responsables de leur matériel, espace, personnel et inventaire.
Japan Fes Paris décline toute responsabilité en cas de blessures, pertes ou annulations dues à des circonstances imprévues.
Les conduites de gaz doivent être conformes aux réglementations parisiennes et certifiées pour l’utilisation de propane.
Guidelines for Local Participants
Weather
Events will proceed regardless of the weather, rain or shine!
In case of rain: Bring a cover to protect your products from moisture.
In case of wind: Use devices to prevent your products from being blown away.
Operating Hours
Event hours: 11:00 AM to 8:00 PM
Preparation time: 9:00 AM - 11:00 AM
Vehicles can arrive from 9:00 AM and must leave by 10:30 AM. You have 20 minutes to drop off items.
Clean-up time: 8:00 PM - 10:00 PM
Vehicle access is allowed after 8:00 PM. The venue must be vacated by 10:00 PM.
Stand and Banner
Stand size: 3 meters x 3 meters (9m²).
Banner size: Maximum 305 cm x 122 cm.
“Nobori” flags: Maximum height of 183 cm, must not exceed 397 cm from the ground and must be positioned below the Japanese flag. Vendors in contests may use only one banner.
Prohibited products: Counterfeit goods, alcohol, and raw food.
Promotion: Decorate your stand with clear, attractive displays, including product photos and prices, to make your offerings easily understandable and appealing.
Documentation Requirements
For food product vendors (to be submitted at least 1 month before the event):
Recent KBIS (less than 3 months old).
Mobile Commerce License.
ID of the business owner.
Civil Liability Professional Insurance.
HACCP certification (Hazard Analysis and Critical Control Points training).
For non-food product vendors (to be submitted at least 1 week before the event):
Recent KBIS (less than 3 months old).
Mobile Commerce License.
ID of the business owner.
Civil Liability Professional Insurance.
Non-compliance Consequences:
Failure to submit required documents on time may result in fines or expulsion from the event. Vendors must ensure all documents are valid and current.
Waste Management
Vendors must take their waste home. Dispose of oils by soaking them in newspaper or similar materials before discarding.
Do not dispose of food remnants or ingredients on the street.
Rented items (other than tents, tables, chairs, or generators) must be picked up and returned to the Japan Fes booth.
Japan Fes Paris Regulations
The event committee reserves the right to limit the number of vendors selling similar items or services.
Vendors must bring all necessary supplies, including tables, tents, chairs, water, and other equipment. Food vendors are required to have a tent. Rentals are available if needed.
Clean your area and take waste home after the event.
Sound amplification devices are not allowed without approval.
Vendors must be set up by 11:00 AM and remain operational until 8:00 PM. A €150 late fee applies if setup is not completed on time.
Provide a product for social media promotion on the morning of the event.
Submission of the participation form does not guarantee acceptance. Priority is given to vendors with Japanese-themed menus.
Vendors must display Japan Fes collaboration items prominently and ensure they are always in stock.
Only one sales line per stand is allowed, with no more than five groups waiting for service.
Vendors must cooperate in displaying the Japanese and Japan Fes flags, as only the Japanese flag is permitted for this event.
Payment Terms
A €100 deposit is required within one week of receiving the invoice. Late deposits require a new application and may result in increased fees.
The remaining balance must be paid at least one month before the event.
Cancellation Policy
Stand fees: No refunds unless canceled by the City of Paris due to weather alerts.
Equipment rental: Full refund for cancellations 7+ days before the event; no refund within 6 days.
Legal Notes
Vendors are responsible for their equipment, space, staff, and inventory.
Japan Fes Paris is not liable for injuries, losses, or cancellations due to unforeseen circumstances.
Gas lines must comply with Paris regulations and be certified for propane use.